Nos vamos de feria: Fase 2, el día del evento

¡Hola muchachos y muchachas!  la semana pasada os hable de los preparativos que tiene que hacer una empresa antes de una feria, Nos vamos de feria: Fase 1 – los preparativos.  Esta semana os traigo en este post y de manera muy resumida que estrategias puedes seguir para que durante la feria proveches tus recursos.

Nuestras recomendaciones las puedes aplicar en el evento de ASIME , la Asociación de Industriales Metalúrgicos de Galicia, MINDTECH, (Metal Industry and Technologies International Trade Fair), en Vigo del 10 al 12 de Septiembre de 2019. También en una de las ferias más importantes, como es CONXEMAR, a Asociación Española de Mayoristas, Importadores, Transformadores y Exportadores de Productos de la Pesca y Acuicultura, que  también tendrá lugar en el IFEVI, en Vigo los días 1, 2 y 3 de Octubre de 2019

En una feria o congreso, la idea más importante es el trabajo en equipo, donde todos jugamos una papel importante en un objetivo claro marcado en el análisis previo.

Después de estar trabajando tantos meses antes de la feria o congreso han llegado los días del evento, donde todo el personal que va a asistir al evento tiene que estar implicado al 100%. Para que esto suceda es importante tener una reunión uno o dos días antes y explicar bien los puntos básicos: objetivos, presencia y comunicación.

Es importante la MOTIVACIÓN, son muchas horas, hay que estar acorde al objetivo, con una sonrisa y buen rollito que atraiga al visitante a preguntar en nuestro stand.

Para que nuestra presencia en una feria sea un éxito vamos a seguir estos  consejos:

Distribución de tareas

Distribuyes tareas al equipo, reparto de flyers, orden del stand, atención de los visitantes. Es bueno tener identificado quien hace cada tarea y poder contar con varias personas para que las realicen y puedan relevarse.

También es buena idea hacer un listado previo de todo lo que hay que llevar para el stand (y quien se encargará de hacerlo).

Marcar estas tareas y acciones a realizar implica a todo el equipo por igual y hace que durante la feria nos mantengamos ocupado con nuestro cometido.

Procedimiento de atención

Es importante que todos tengamos claro que en una feria hay que captar y vender, por lo hay que marcar un procedimiento de atención. Por ejemplo:

1. Se presenta la persona: genera confianza y cercanía fundamental en una feria.
2. Se presenta empresa: muy breve, y con los puntos a destacar.
3. Se hace toma de contacto: datos, pedir tarjeta de visita, analizar si es cliente potencial. Es recomendable tener una ficha de captación (puede ser online) ya directamente conectada a nuestro CRM u Offline de cubrir en papel.
4. Vender: Atenderlo o remitirlo a un/a compañero/a que pueda hacer un análisis en profundidad, ofertar o cerrar siguiente visita (en una feria el tiempo es oro, sed directos y intentad realizar reuniones productivas).
5. Atender: Si es un posible proveedor o un talento que quiere pertenecer a nuestra empresa ten a un a mano a un personal de administración. De esta forma podrán ser atendidos y optimizamos el tiempo de los agentes comerciales.

Al tener claro el discurso y el objetivo, las reuniones y su productividad aumentan. En consecuencia, aumenta el porcentaje de posibles clientes y así hasta conseguir una mejora de ventas y negocio en la feria.

Presencia online

No te olvides de las redes sociales y de los medios de comunicación, algunos ejemplos son:

• Twitea, en un evento es importante encontrar el hashtag que más se este utilizando.
• Busca en LinkedIn quien esta de visita en la feria y contacta si te interesa para cerrar una reunión.
• Haz un directo en redes sociales.
• Entrevista a un cliente o al CEO ese día para tu comunicación, tanto para utilizarlo en ese momento como a posterior. Esto llama la atención no sólo online, si no también in situ.

Todas estas acciones generan curiosidad, todos tenemos el teléfono en la mano ese día, ¡aprovéchalo!

Documentación gráfica

Sacar fotos y vídeos profesionales de la jornada. A mí ya me ha pasado personalmente. Después de montar un stand en FITUR, cuando llegamos de vuelta a la empresa el lunes después de la feria, al preguntar quién había sacado fotos, y apenas teníamos 3 fotos de 5 días de feria.

Es importante para acciones futuras y de cara al siguiente año corregir y mejorar estrategias.

Nuestra recomendación es contratar a un fotográfo/a que se tome su tiempo para inmortalizar los mejores momentos de nuestro paso por la feria.

Demostración de productos

Si tienes una máquina nueva o disruptiva, llévala y haz demostraciones de producto. También funcionan charlas o traer a un colaborador o empresa proveedora que te ayude en tu propuesta de valor. ¡IMPRESIONA! que miren cuando pasen.

• Invita a clientes
• Invita a proveedores
• Invita a colaboradores

Tener gente en el stand llama la atención y hace que por inercia la gente pare a curiosear. Diferénciate, es una cable fundamental esos días.

Actitud happy

¿No te ha pasado que vas a un stand, y están todos sentados aburridos o cansado?, es bueno mantener la motivación y una actitud positiva de todos los compañeros/as. 

• Haz turnos de descanso en tu planificación
• Es bueno disponer de personal de apoyo
• Algo que motiva mucho, es que en cualquier cierre o buena reunión, animar a los compañeros con aplausos, o celebración. Esto llama la atención y mejora el ánimo del equipo.

La decisión de un posible cliente en establecer contacto con nosotros depende de un actitud cercana y amable. ¡Animo!

Camina y establece relaciones

Muchas veces por no haber planificado bien nuestra asistencia a la feria, vamos cortos de personal, y nos evita poder salir a conocer la feria. Esto no puede suceder.

Otro error, es salir en los puntos muertos (a mediodía o ultima hora) con gran probabilidad en ese momento la persona con la que te interesa hablar haya marchado igual que tú.

• Toma tu tiempo para visitar otros stand.
• Cierra reuniones de un día para otro, en otros stand.
• Una buena hora para visitar a un posible cliente que también participa en la feria es primera hora de la mañana y coméntale que actividades o eventos tienes en tu stand ese día.

Brindis

Reúne a todos tus clientes un día y una hora, y homenajealos, eres la empresa que eres, por ellos. Eso también te dará caché.

Invita a tus leads y que tus clientes hablen bien de ti… eso siempre es un buen método de captación.

En la previa haz podido analizar bien los costes de introducir una acción de marketing de este tipo, mi recomendación es «MENOS ES MÁS». Me explico, es mejor un brindis puntual bien realizado con mucha gente, que tener durante varios días «un poco de jamón y unos zumos».

Eventos paralelos

Participa en los propios eventos de la feria, ponencias y charlas, da visibilidad. También puedes establecer relaciones con ponentes que pueda interesarte invitar a tu puesto.

Orden

Este punto debería estar ya resuelto con el primero, y que alguien tuviera la tarea de controlar el orden. Pero me gusta recalcarlo, el stand siempre tiene que estar limpio y ordenado.

Tener cosas por medio que interrumpan el paso, mal colocación de un RollUp o muestrario puede, de manera inconsciente, que un visitante tome la determinación de no entrar.

Descansa

Nos olvidamos de este punto, y es importante para todos los anteriores.

Un personal que no ha descansado, no se ha toma pausas para despejarse, no puede cumplir ninguno de los puntos anteriores. Bueno, el del brindis si, si hay café 🙂

Ya tenemos hecho lo más fácil preparar y estar en la feria, ahora empieza lo más importante, en el siguiente post FASE 3 – Después de la feria: ahora empieza lo bueno, vamos a ver que hacer con todos los contacto y actividad realizada en el stand, y sacarle el máximo partido. ¡¡Todos atentos!!